De functie richt zich op het coördineren van de afstudeerfase van Geneeskunde/Summa en het organiseren van maandelijkse buluitreikingen. Je werkt nauw samen met examencommissie, hoogleraren, studenten en collega’s en zorgt dat alle administratieve en organisatorische processen soepel verlopen.

Je stemt af, haalt informatie op en werkt samen met bijvoorbeeld examencommissie, hoogleraren, studenten en collega’s onderwijszaken. Je zorgt dat alles omtrent de buluitreikingen administratief en organisatorisch goed en tijdig is voorbereid.  

Je bent op de dag van de uitreikingen aanwezig en zorgt dat alles die dag op rolletjes loopt, zodat studenten en gasten een onvergetelijke, feestelijke dag hebben.   In deze rol heb je de mogelijkheid om het werk efficiënter en effectiever in te richten. Deze rol betreft een duo- functie; Samen met een andere collega van afdeling OZ ben je verantwoordelijk voor de afstudeerfase.  

Verantwoordelijkheden: 

• Maandelijks organiseren van uitreikingen 

• Afstemmen met examencommissie, hoogleraren, studenten, onderwijszaken collega’s 

• Werken in Osiris (groslijsten draaien, automatisch afstuderen, groepen aanmaken) 

• Voorbereidingen voor en centraal aanspreekpunt tijdens de buluitreikingen  

• Plannen portfoliogesprekken tussen studenten en hoogleraren 

• Planningen maken 

• Notuleren vergaderingen examencommissie 

• Mailboxen bijhouden 

Naast de coördinatie van de afstudeerfase, pak je  diverse andere administratieve taken op binnen opleiding Geneeskunde of indien gewenst bij  één van onze andere opleidingen.  Denk daarbij aan werkzaamheden als het aanmelden van nieuwe studenten, de administratie van het keuzeonderwijs of interprofessioneel onderwijs, tentamenvoorbereiding, inschrijvingen voor cursussen of het draaien van een dienst bij het STudie Informatie Punt (STIP). 

De afdeling onderwijszaken is onderdeel van het Onderwijscentrum. De afdeling bestaat uit 47 medewerkers en verleent diensten aan studenten, docenten en ondersteunende afdelingen. Binnen de afdeling zijn diensten samengebracht die we voor meerdere opleidingen, in een 'dedicated team', uitvoeren. Klanten zijn studenten, docenten, divisies in het UMC, gremia binnen de Universiteit Utrecht en externe partners en zorginstellingen. De opleidingen zijn de opdrachtgevers.  

Onze dienstverlening vindt plaats in nauwe afstemming en samenwerking met de betreffende opleidingen. De medewerkers van de ondersteunende teams hebben elk een specifiek takenpakket, waaronder inschrijving studenten, resultaatverwerking, planning coschappen, organisatie van buluitreiking, organisatie van de selecties voor de universitaire bachelor- en masteropleidingen en administratieve ondersteuning van specifieke onderwijslijnen. Zij werken in hoge mate zelfstandig. De sfeer op de afdeling is informeel en de lijnen zijn kort.  

Wij zoeken een proactieve, punctuele, daadkrachtige en enthousiaste collega die snel taken oppakt en moeiteloos schakelt tussen verschillende werkzaamheden. Je hebt een hbo-werk- en je hebt ervaring met administratieve systemen en kennis van studentinformatiesystemen zoals Osiris is een pluspunt.  

 Je werkt nauwkeurig, stressbestendig en georganiseerd. Grote hoeveelheden informatie weet je snel te verwerken en om te zetten in een doordachte planning. Je hebt een helikopterview, zoekt graag naar creatieve oplossingen en pakt taken proactief op. De rol van ‘spin in het web’ past jou perfect.  

Qua persoonlijkheid ben je vrolijk, positief en klantgericht. Je vindt het leuk om studenten of medewerkers verder te helpen en doet dit op een vriendelijke, oplossingsgerichte manier. Je communiceert helder en duidelijk, zowel mondeling als schriftelijk, en schakelt makkelijk tussen verschillende gesprekspartners. Je bent een echte teamspeler, maar kunt ook goed zelfstandig werken. Flexibiliteit en stressbestendigheid zijn voor jou vanzelfsprekend, en je hebt snel inzicht in het gebruik van diverse applicaties. Met MS Office werk je moeiteloos.  

• Een salaris tussen de € 3020 - € 4041 bruto per maand (schaal 7), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
• Cao-salarisverhoging van 3,5 % vanaf juli 2026. 
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto).
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen.
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.