Als senior medisch secretarieel medewerker ben je een belangrijk aanspreekpunt op de polikliniek Longziekten. Je werkt nauw samen met collega's en behandelaren om de afspraken, spreekuren en administratieve processen goed te laten verlopen. Je combineert frontoffice- en backofficewerkzaamheden met een coördinerende rol in de dagelijkse praktijk.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Je ontvangt patiënten gastvrij, begeleidt hen op de polikliniek en verzorgt de aanmelding.

• Je controleert patiëntgegevens, plant vervolgafspraken en zorgt voor een correcte patiëntenadministratie.

• Je beantwoordt telefonische en digitale vragen en verwerkt e-consulten, herhaalrecepten en administratieve aanvragen.

• Je plant afspraken en onderzoeken, ook wanneer deze complex zijn, en stemt deze af met patiënten en behandelaren.

• Je verwerkt opdrachten van behandelaren en verzorgt de administratieve en financiële afhandeling.

• Je houdt overzicht over de dagelijkse werkzaamheden, stemt af met collega's en behandelaren en neemt initiatief om werkprocessen te verbeteren.

Je seniorrol vraagt om overzicht en zelfstandigheid. Je signaleert knelpunten en bespreekt hoe werkzaamheden slimmer of efficiënter kunnen worden ingericht. Daarbij neem je collega's mee en draag je bij aan een prettige samenwerking.

Op de polikliniek wisselen drukke en rustigere momenten elkaar af. Je weet goed te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en stelt gemakkelijk prioriteiten. Ook wanneer het druk is, blijf je vriendelijk, zorgvuldig en toegankelijk voor patiënten en collega's.

Je werkt van 8.00 tot 16.30 uur of van 8.30 tot 17.00 uur. Je werkdagen bepalen we in overleg. Op termijn word je ook ingewerkt op een tweede specialistisch secretariaat binnen Longziekten. Dit kan bijvoorbeeld de Longfunctieafdeling, Longtransplantatie of Cystic Fibrosis zijn. Zo leer je verschillende onderdelen van de afdeling kennen.

Je gaat werken op de polikliniek Longziekten van het UMC Utrecht. Hier bieden we gespecialiseerde zorg aan volwassen patiënten met verschillende longaandoeningen. Patiënten komen naar de polikliniek voor onderzoek, behandeling en begeleiding.

Je werkt samen met longartsen, verpleegkundig specialisten, longfunctieanalisten en collega's van de verschillende specialistische secretariaten. Samen zorgen jullie ervoor dat patiënten op de juiste plek terechtkomen en hun zorgtraject goed verloopt.

Je komt terecht in een betrokken en collegiaal team. Samenwerken, humor en aandacht voor elkaar vinden jullie belangrijk. Je krijgt een zelfstandige rol, waarin je niet alleen verantwoordelijk bent voor je eigen werkzaamheden, maar ook actief meedenkt over de dagelijkse organisatie van de polikliniek.

De combinatie van verschillende specialistische secretariaten maakt het werk afwisselend. Je krijgt de ruimte om je werkzaamheden en kennis verder uit te breiden.

Je hebt ruime ervaring met secretariële werkzaamheden en vindt het prettig om zelfstandig verantwoordelijkheid te nemen. Je houdt overzicht, werkt nauwkeurig en weet wat er nodig is om de dagelijkse werkzaamheden goed te organiseren. Je denkt praktisch mee, neemt initiatief en zoekt samen met collega's naar oplossingen.

Daarnaast heb je:

• Minimaal een relevante mbo-opleiding, bij voorkeur in een secretariële of medisch-secretariële richting.

• Ruime ervaring met (medisch-)secretariële en administratieve werkzaamheden.

• Goede organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te houden.

• Een zelfstandige en proactieve werkhouding. Je ziet wat er nodig is en onderneemt actie.

• Goede communicatieve en sociale vaardigheden. Je werkt prettig samen met patiënten, behandelaren en collega's.

• De bereidheid om incidenteel op andere werkdagen bij te springen wanneer dat nodig is.

De sollicitatieprocedure start met een kennismakingsgesprek. Bij een wederzijdse positieve indruk volgt een tweede gesprek met toekomstige collega's, gecombineerd met de mogelijkheid om een dagdeel mee te lopen.

De startdatum bepalen we in overleg. 

We hanteren geen vaste sluitingsdatum. Zodra we een geschikte kandidaat hebben gevonden, sluiten we de vacature. Heb je interesse? Wacht dan niet te lang en solliciteer snel!

• Een salaris tussen de €2771 en €3807 bruto per maand (schaal 6), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• Per 1 mei 2027 stijgt je salaris met 3,5%.
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.
• 100% vergoeding van je OV-kosten. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je € 0,21 per km (tot max. 40 km enkele reis).
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen.
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement, lidmaatschappen en aflossen van je studieschuld.