Samen met je duo-collega zorg je voor een goed georganiseerd secretariaat en ondersteun je de medische staf. Je bent het aanspreekpunt voor artsen, onderzoekers en collega’s, houdt overzicht en zorgt ervoor dat afspraken en administratieve processen soepel verlopen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Agenda- en correspondentiebeheer, telefoonaanname en het plannen van afspraken.
• Voorbereiden van stafvergaderingen, multidisciplinaire overleggen, roosters en refereeravonden.
• Bijhouden van administratieve registraties, zoals verlof, uren en opleidingsgegevens.
• Ondersteunen bij publicaties, medische protocollen, het jaarbeeld en opleidings- en kwaliteitsvisitaties.
• Ondersteunen van het afdelingshoofd bij personele administratie, waaronder het aanmelden van nieuwe medewerkers en het verwerken van personeelsmutaties.

Je werkt hierbij onder meer met InPlanning, PURE, Dynamics en het digitale personeelsportaal van het UMC Utrecht. Ervaring met deze systemen is een fijne bijkomstigheid, maar niet noodzakelijk.

De afdeling Urologie is een dynamische vakgroep binnen het UMC Utrecht. Je werkt samen met acht urologen, twee fellows, drie tot vijf urologen in opleiding, drie tot vijf artsen niet in opleiding (anios), een arts functionele urologie en meerdere onderzoekers.

Samen met je duo-collega vorm je het secretariaat. Jullie stemmen de werkzaamheden op elkaar af, zodat het secretariaat goed bereikbaar en georganiseerd blijft. De subafdeling Kinderurologie in het Wilhelmina Kinderziekenhuis (WKZ) heeft een eigen secretariaat.

Je werkt op donderdag, vrijdag en om de week woensdag. Dankzij deze vaste werkdagen weet je precies waar je aan toe bent en kun je je werk goed combineren met bijvoorbeeld een tweede parttimebaan. Bovendien is het mogelijk om in overleg één dag per week vanuit huis te werken.

Je bent zelfstandig en betrokken, krijgt energie van organiseren en ondersteunen en kunt goed prioriteiten stellen. Je communiceert helder, werkt nauwkeurig en voelt je verantwoordelijk voor je werkzaamheden en de samenwerking met je collega’s.

• Minimaal mbo- of havo-werk- en denkniveau.
• Een afgeronde relevante opleiding of ruime ervaring in een vergelijkbare functie.
• Sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Stressbestendigheid, accuratesse en een proactieve houding.
• Ervaring met Word, Outlook en Excel.
• Voldoende beheersing van de Engelse taal voor telefoongesprekken en eenvoudige correspondentie.

• Een salaris tussen de € 2771 - € 3807 bruto per maand (schaal 6), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur). 
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd. 
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%. 
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie. 
• 100% vergoeding van je OV-kosten. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je € 0,21 per km (tot max. 40 km enkele reis). 
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen. 
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.