Als secretaresse ben jij de steun en toeverlaat van twee leden van het managementteam van het Facilitair Bedrijf (FB) in het UMC Utrecht. Je houdt het overzicht in hun drukke agenda’s, stemt prioriteiten af, organiseert bijeenkomsten en houdt de administratie op orde. Daarnaast ondersteun je een aantal andere afdelingen binnen het FB waarvoor jij het officemanagement verzorgt. Jij bent de drijvende kracht achter een goed georganiseerde werkdag en hebt een scherp oog voor wat er nodig is.

Jij houdt je onder andere bezig met:

• Beheren van complexe agenda’s en zorgen voor de planning en voorbereiding van afspraken.
• Voorbereiden van vergaderingen en het bewaken van de actiepunten.
• Organiseren van bijeenkomsten, grotere overleggen en evenementen voor het Facilitair Bedrijf.
• Officemanagement: van bestellingen en voorraadbeheer tot overzicht houden in de dagelijkse gang van zaken.
• Ontvangen van gasten en aanspreekpunt zijn voor collega’s en externe relaties. 

Bij het Facilitair Bedrijf (FB) van het UMC Utrecht werken we samen aan een schone, veilige en gastvrije omgeving voor patiënten, studenten, collega’s en bezoekers. Zo staan we onder andere klaar om bezoekers te ontvangen en zorgen we voor de logistiek, de schoonmaak van de gebouwen en voor gezonde maaltijden voor patiënten.

Jij komt te werken binnen het managementteam (MT), dat bestaat uit een directeur en twee MT-leden die leidinggeven aan de twee afdelingen Soft Services en Technologie & Beheer. Je werkt daarbij nauw samen met de directiesecretaris van de directeur en ondersteunt af en toe ook het leiderschapsteam bij administratieve werkzaamheden.

Het Facilitair Bedrijf bestaat uit de afdeling Soft Services, waar onder andere Logistiek, Voeding en Schoon Gebouw & Omgeving onder vallen. Daarnaast hebben we de afdeling Technologie & Beheer met onder meer Gebouwenbeheer & Inrichting en de Energievoorziening. Verder zijn er binnen het FB een aantal ondersteunende afdelingen, zoals Ontwikkeling & Advies. Als secretaresse ben jij onmisbaar in het team en zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt.

• Je hebt aantoonbare ervaring als secretaresse, managementassistent of soortgelijk binnen een grote of complexe organisatie.
• Bij voorkeur heb je ervaring met complexe agendabeheer
• Je bent een organisatietalent, weet moeiteloos overzicht te houden in een omgeving waar soms veel tegelijkertijd gebeurt en schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden.
• Je bent positief ingesteld en hebt oog voor de mensen om je heen en het teamgevoel.
• Je vindt het leuk om nieuwe dingen op te pakken.
• Je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.

• Een salaris tussen de: € 2.599 en € 3.571 bruto per maand (schaal 6), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
• Een cao salarisverhoging van 3% vanaf 1 juli 2025.
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto).
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen.
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.