Als juridisch secretaresse bij de afdeling Juridische Zaken (JZ) werk je midden in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt. Je krijgt in het UMC Utrecht te maken met uiteenlopende juridische en organisatorische thema’s en schakelt met verschillende partijen. Van juridisch-administratieve processen, agendabeheer tot organisatorische ondersteuning van bijeenkomsten. Die variatie maakt jouw rol afwisselend en inhoudelijk interessant.

Je werkt deels aan vaste eigen taken en pakt daarnaast gezamenlijke werkzaamheden op binnen het secretaresseteam. Afhankelijk van je contractomvang (gevraagde uren 26 tot 36 uur) krijg je ook mogelijkheid om de directeur van de dienst Strategie & Beleid bij secretariële kerntaken te ondersteunen.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheer van gezamenlijke inboxen.

• Ondersteunen bij de behandeling van aansprakelijkstellingen en klachten van patiënten, die bij de (interne) oordeelcommissie, (externe) Geschillencommissie of het Tuchtcollege voor de Gezondheidszorg worden ingediend.

• Verwerken van verzoeken van de Officier van Justitie over lichaamsmateriaal of medische gegevens.

• Verzorgen van agendabeheer, plannen van vergaderingen, beheren van voorraden en verwerken van meldingen voor het Transparantieregister.

• Organiseren van de maandelijkse Lunch & Learn voor de dienst Strategie & Beleid en bijdragen aan de jaarlijkse Teamdag en het Kerstmoment. Momenten waar collega’s naar uitkijken!

De afdeling Juridische Zaken (JZ) bestaat uit 17 juristen en drie secretaresses. De lijnen zijn kort, de sfeer en samenwerking prettig. Het is een enthousiast en betrokken team. JZ is één van de 8 afdelingen die behoort tot de dienst Strategie & Beleid van het UMC Utrecht. De dienst valt direct onder de Raad van Bestuur.

De afdeling richt zich vooral op de juridische advisering van de Raad van Bestuur, het decentrale management, individuele beroepsbeoefenaren en onderzoekers. JZ bestaat uit drie teams: gezondheidsrecht, ondernemingsrecht en contractenrecht. De juristen en secretaresses werken afwisselend vanuit huis en op kantoor (hybride).

Daarnaast maak je deel uit van het bredere team van managementassistenten van verschillende diensten binnen het UMC Utrecht. Wekelijks stem je online af en deel je kennis met elkaar. Bij afwezigheid van een collega neem je tijdelijk taken over. Andersom kunnen collega’s jou ondersteunen wanneer dat nodig is. Ook organiseer je met dit team regelmatig lunchbijeenkomsten waarin je wordt bijgepraat over actuele ontwikkelingen, vaak gecombineerd met een inspirerende rondleiding op een afdeling binnen het UMC Utrecht.

•  Je hebt een relevante mbo-opleiding afgerond in een secretariële richting.

• Je hebt bij voorkeur een aantal jaar werkervaring in een soortgelijke functie. Ervaring als juridisch secretaresse is een pré.

• Je bent sociaal vaardig, proactief, stressbestendig en flexibel, waardoor je zowel zelfstandig als in teamverband goed tot je recht komt.

• Je bent integer, staat stevig in je schoenen en blijft rustig in stressvolle situatie en lastige telefoongesprekken.

• Je kunt moeiteloos met systemen als Microsoft Office omgaan.

• Je werkt overzichtelijk en weet je werk goed te prioriteren.

• Je bent altijd bereid om allerhande spoedklussen of projecten op te pakken en desgevraagd taken op te pakken van collega’s.

• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden en een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

• Je bent in ieder geval op maandagen en donderdagen beschikbaar om op kantoor te werken. 

• Een salaris tussen de € 3.126 en € 4.182 bruto per maand (schaal 7), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.  
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• De mogelijkheid om hybride te werken: deels thuis en op kantoor.
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.
• 100% vergoeding van je OV-kosten. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je € 0,21 per km (tot max. 40 km enkele reis).
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen.
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.