Samen met 3 collega’s ben je een belangrijke schakel binnen het Functiecentrum KNO, het cochleair implantatieteam en de zorggroep Tinnitus. Je voert administratieve werkzaamheden uit én coördineert processen. Je houdt overzicht, bewaakt de kwaliteit en stuurt bij als dat nodig is.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Je coördineert het poliklinische proces en zorgt dat de ondersteuning van spreekuren goed verloopt. Je stemt de werkzaamheden af met behandelaren en collega’s.
• Je coördineert de intake van patiënten, afspraken en het verwerken en opvolgen van uitslagen. Je bewaakt de voortgang en zorgt dat informatie op tijd beschikbaar is.
• Je verdeelt en coördineert werkzaamheden en begeleidt collega’s bij hun dagelijkse werk. Je houdt overzicht en helpt hen om werkzaamheden goed en zorgvuldig uit te voeren.
• Je bewaakt de voortgang en kwaliteit van administratieve processen. Je signaleert knelpunten, stelt prioriteiten en stuurt bij waar nodig.
• Je vertegenwoordigt het secretariaat in verschillende overlegvormen. Je stemt werkzaamheden af met betrokken zorgprofessionals en bespreekt wat nodig is om de processen goed te laten verlopen.
• Je verwerkt e-consulten, patiëntenbrieven en opdrachten van behandelaren, organiseert vergaderingen en patiëntbijeenkomsten en ondersteunt de zorggroep Tinnitus bij de administratieve organisatie.

Daarnaast werk je 2 dagen per week achter de balie. Je ontvangt patiënten gastvrij, controleert patiëntgegevens en beantwoordt de telefoon. Je combineert dit contact met patiënten met je coördinerende taken achter de schermen.

Je werkt zelfstandig binnen je verantwoordelijkheden en houdt zicht op het geheel. Daarbij kijk je verder dan je eigen taken: je signaleert waar processen beter kunnen en bespreekt verbeteringen met je collega’s en de betrokken zorgprofessionals. Zo draag je bij aan een goed georganiseerde patiëntenzorg.

Je werkt nauw samen met 3 collega’s en hebt contact met behandelaren en andere zorgprofessionals. In jouw seniorrol ben je een vast aanspreekpunt voor de coördinatie van de administratieve werkzaamheden en het poliklinische proces. Je helpt het secretariaat overzicht te houden, bewaakt afspraken en voortgang en zorgt dat collega’s hun werk goed kunnen uitvoeren.

Je gaat aan de slag bij het Functiecentrum KNO van de divisie Heelkundige Specialismen van het UMC Utrecht. Hier werken verschillende zorgprofessionals samen aan de diagnostiek, behandeling en begeleiding van patiënten met problemen op het gebied van gehoor, evenwicht, communicatie, stem en slikken.

Binnen het Functiecentrum werken onder andere audiologieassistenten, logopedisten, klinisch linguïsten, maatschappelijk werkers, orthopedagogen, psychologen en audiologen. Zij stemmen hun kennis en werkzaamheden op elkaar af om patiënten passende zorg te bieden.

Het Functiecentrum KNO biedt zorg in het UMC Utrecht en het Wilhelmina Kinderziekenhuis (WKZ). De zorg is verdeeld over verschillende groepen, waaronder het audiologisch centrum, cochleaire implantatie, evenwichtsproblematiek, kind en communicatie, stem- en slikstoornissen en tinnitus. Ook ondersteunt het team patiënten op de klinische afdelingen van de keel-, neus- en oorheelkunde en andere klinische afdelingen.

Door de academische omgeving krijg je te maken met patiënten met complexe zorgvragen. Dat vraagt om een goede samenwerking en een zorgvuldige organisatie van de zorgprocessen.

Je combineert een nauwkeurige manier van werken met overzicht en coördinerend vermogen. Je kunt zelfstandig prioriteiten stellen, houdt zicht op verschillende processen en helpt collega’s om het werk goed te organiseren. Daarnaast breng je het volgende mee:

• Je hebt een afgeronde havo-opleiding of een relevante mbo-opleiding, bijvoorbeeld tot medisch secretaresse.
• Je hebt ruime ervaring met administratieve en secretariële werkzaamheden en kunt zelfstandig de voortgang van werkzaamheden bewaken.
• Je kunt werkzaamheden en processen coördineren, prioriteiten stellen en bij knelpunten tijdig bijsturen.
• Je kunt collega’s begeleiden bij hun dagelijkse werkzaamheden en zorgt voor een goede afstemming binnen het team.
• Je communiceert duidelijk en klantvriendelijk met patiënten, collega’s en behandelaren. Je kunt het secretariaat goed vertegenwoordigen in overleg.
• Je werkt nauwkeurig, denkt mee over procesverbeteringen en hebt bij voorkeur kennis van medische terminologie.

Je kunt goed werken met Word, Excel en PowerPoint. Kennis van Multimedia en HiX is een pré. Je begrijpt dat een goede administratie meer vraagt dan het verwerken van gegevens: je bewaakt ook de samenhang tussen afspraken, informatie en werkzaamheden. Daarmee help je ervoor te zorgen dat het poliklinische proces soepel verloopt.

Je werkdagen zijn dinsdag, woensdag en vrijdag.

Herken je jezelf in deze functie, maar wil je eerst verkennen of de rol bij je past? Ook als je binnen het UMC Utrecht werkt als medisch secretaresse of in een andere verwante zorgfunctie, kun je contact opnemen om de mogelijkheden te bespreken.

• Een salaris tussen de € 2771,- en € 3807,- bruto per maand (schaal 6), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.   
• Per 1 mei 2027 stijgt je salaris met 3,5%.
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.
• 100% vergoeding van je OV-kosten. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je € 0,21 per km (tot max. 40 km enkele reis).
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen.
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.